秘書はどのような仕事をしていくの?秘書を目指す前に知っておこう

担当になった上司のスケジュールを管理する

秘書は、担当になった上司のスケジュール管理をしていく事が主な仕事になります。特に忙しい管理職や社長の秘書になった場合は、仕事の予定も多く、スケジュール管理をしていくのが難しいです。そこで、秘書が代わりにスケジュールを管理して、上司に今日の予定を朝報告したり、大事な予定がある時には、上司が忘れないようにフォローしていきます。秘書が主にスケジュールを管理していく場合は、慎重に管理していかないと上司に迷惑をかける事になるので、メモ帳などに細かく上司のスケジュールを記載する事が大事です。

また、取引先の事情で仕事のスケジュールが変更になることがあります。その時には、上司と相談してスケジュールを調整します。

事務処理や接待なども主な仕事

秘書は、担当になった人のスケジュールを管理するだけでなくて、事務処理や接待なども行います。仕事の書類を整理して、少しでも上司が仕事がしやすい状況にします。また、名刺も取引先の数が多いと、多くなるので定期的に整理しておく必要があります。もちろん、書類の作成をしたり、イベントを開催する時には招待状を作成するのも仕事の1つです。また、事務所で仕事をする機会が多く、取引先の人が訪ねてくる事も多いです。

その時には、適切に対応して、上司が事務所にいる場合は、上司を呼びます。もし、事務所に自分が担当している上司がいない場合は、来客から伝言を聞いて、すぐに上司に知らせます。このように、秘書の仕事は多くあるので、効率よく作業をしていく事が大事です。

秘書の派遣とは、エージェント会社等に登録する人材が正社員とは異なる立場で派遣され、経営者等の秘書業務を担うことを指します。

Related Posts